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【広報】IT系中小ベンチャー広報をはじめるときに、最低限必要な3つのこと

Written on:8月 31, 2010
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「広報って、全然華々しい職業じゃないのにね」と、友達の広報さんとよく話します。特にIT系というと、ちょっと昔のライブドアの女性広報さんのイメージを持っている方も少なくないようで。いやいや、あの事例は特別ですって、女性広報を表に立てるというオリジナルの戦略をきちんと立ててやり遂げた方なんですから。

むしろ、やっていることは営業職に近い部分がとても多くあって、メディアさんへの挨拶回りや資料作り(プレスリリース書き)などがメインになります。ただ、やりとりするのがお金ではなくて情報なので、その点で振るまいが少し変わってくるのだけれど。

そうそう、先日から告知中ですが、現在、今週木曜日開催予定の

9月2日(木)18時半~『はじめての広報&プレスリリース作成講座』開催します【中小・ベンチャー企業/サービス運営者向け】

への参加者を募集しているので、今週前半は、特にIT系中小ベンチャー企業さんへ向けての 広報ネタのアウトプットをしていきますね。

IT系のちいさな会社に本当に必要な広報活動って?

広報 – Wikipedia

のページを見ると、情報発信の手段として、下記のようなものが記載されています。

情報発信の手段
* 記者会見

新商品や業績の発表の際には、記者に出席してもらい記者会見を行うことがある。記者に情報を伝えることで新聞や雑誌などに記事として取り上げてもらい、結果として情報を広く発信することが目的となる。各省庁や証券取引所には記者クラブがあることが多く、また民間でも自動車産業記者会とか重工業倶楽部といった業種別の記者クラブが存在する。それら記者クラブの会議室を使用することが多い(「レクつき会見」と呼ばれる)が、社内の会議室を使用したり、大きな発表の場合にはホテルなどの会場を用意して行うこともある。珍しい場所としては、シャープが調理器具の新製品の発表を行った際に、料理学校の教室を使用したケースがあった。

不祥事が発生した際の謝罪会見も立派な広報活動のひとつであり、正確な情報や今後の対応策などを発信することで、企業のダメージを最小限に抑えることが目的となる。

* 記者クラブなどでの資料配布

各省庁や証券取引所に設置された記者クラブには、資料を配布するためのスペースがある。上場企業の場合には株価に影響を与える情報もあるため、特に「重要事項」と呼ばれる、証券取引所の適時開示規則で開示が定められている内容にかかわる発表は、証券取引所の取引が終了した後に配布する例がいまでも多く見られる。しかし、東京証券取引所の適時開示規則では、取引中の開示を薦めている。最近は、場外の取引や夜間取引なども行われており、必ずしも取引終了時刻の午後3時以降である必然性がなくなったからである。

* 新聞社や雑誌社に直接FAXやメールを送信

単に記者会見や資料を配布することで記事になることを期待するのではなく、積極的に記事として取り上げてくれそうなマスコミに直接、プレスリリースなどをFAXやメールで送信することもある。

* ウェブサイト

企業や行政のウェブサイト上に情報を掲示するための機能を持たせ、そこで様々な情報発信を行う。上場企業の場合には新着情報などとは別に、決算資料や中期経営計画などの資料を掲示しているケースが多い。

* 社内報

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社内向けに情報発信を行うことも立派な広報活動のひとつである。企業規模が大きくなると社内の統一感などが形成されにくいことから、社内情報の共有化やコミュニケーションツールとして活用されている。社内イントラネットの普及から紙媒体ではなく電子媒体を利用する企業もある。グループ企業が多くなると、社内報とは別にグループ報などを作成するケースもある。

* 株主総会

株主に対しての情報発信も広報活動のひとつと考えられる。直接一般の株主と経営陣が接することが出来る少ない機会であることから、最近は株主総会にも力を入れている企業が多い。

* 会社説明会

最近は決算発表の後に、機関投資家向けの説明会を開催する企業が増えている。決算発表の数字を更に細かく分析した資料を作成して、決算内容や今後の見通しなどの説明を行う。企業によっては一般投資家との公平性を考慮して、配布した資料を自社のウェブサイト上に掲載しているところもある。

大きな会場では詳細の質疑応答に時間的制約があるため、直接各企業を訪問して個別に説明会を開催するケースもある。外資の持ち株比率が高い企業では、海外進出をしていなくても説明先の範囲が海外に及んだり、英語版の資料を作成している場合がある。機関投資家だけではなく、一般投資家向けの説明会を開催する企業もある。

ぶっちゃけ、この『情報発信の手段』とやらには、膨大な資本も、安定も、子会社のひとつもないような、本当に小さい会社には必要ないものばかり含まれています。

まず、記者会見はそもそもメディアさんが集まってくれるようなネタを提供できなければ成立しません。小さい会社の場合は大体無理。記者クラブなどでの資料配布は、記者クラブに投げ込める企業が限定されていたり(東京証券取引所の兜クラブは上場企業限定等)閉鎖的で、わざわざ適当な記者クラブを探す、またそれを配布する手間を考えると貴重なヒューマンリソースを注ぎ込むにはあまりおすすめできません。社内報は、企業規模が小さければ不要ですし、株主総会は上場していなければ、大々的なものはいりませんね。会社説明会も、滅多なことでは開催する必要がないでしょう。

というわけで、実質必要になるのは、『新聞社や雑誌社に直接FAXやメールを送信』と、『ウェブサイト』になります。さらに言えば、IT系の中小ベンチャーがウェブサイトを持っていないというのは滅多にないでしょうから、残るはただひとつ、『新聞社や雑誌社に直接FAXやメールを送信』のみ。IT系中小ベンチャー広報にまず必要なのはまさにこれ、プレスリリースの執筆と配布です。

・・・と、さらっと言ってみましたが、実はこれを実施するにも大切なポイントがいくつかあります。本日はその中から、特に大事な3点を絞ってご紹介します。

広報はじめの3ポイント

1.会社が『広報』を応援してくれること
「えっ、会社の知名度を上げるための活動なら、会社は絶対応援してくれるはずだろう」って?いやいや、これが意外と世の広報担当者、苦労してるんです。
良くある例のひとつが、”代表が表に立ってくれない”というパターン。社長へのインタビュー取材が入っても経営者自身が話をしたがらず断る、技術者に専門的な話を聞きたいのに、その担当者がメディアに対して非協力的な態度で話す、などなど・・・。
広報の成果はどうしても目に見えにくいものだけに、周りに助力を頼む際にも、理解してもらえない、頼みづらい、という旨の悩みは多くの広報担当が持つところ。特別多くの人から協力を仰ぐ必要がある部署なのに、皮肉なことです。(なので、日頃からの社内への啓蒙も広報のお仕事のうち・・となりやすいです)
ですので、もし社長命令で広報部署を作ろうとしている会社さんがあったら、社長、ちゃんと広報担当に協力するって、腹くくってからにしてくださいね。あなたの理解が、広報担当にとって一番大切なものなんですから。

2.広報担当に、会社に対しての文句と誇りがある
「まだまだ努力不足もあるけれど、それでもウチの会社はちょっと誇れる会社だぞ」そう思えるあなたに、広報職はぴったりです。
好きなものについては、人間、いくらでもしゃべれるものです。話しを聞く相手のメディアさんだって、中の人は人間なのですから、熱意をもって、自社を誇っている人の話には引きつけられるもの。そんな熱意がある、でも自社の良いところも悪いところも客観的に見られる、そんな資質があったら素敵!

3.広報担当は、嘘を絶対につかない
これも当たり前のこと、と思われるかもしれませんが、”絶対”と言われてあなたは守れますか。
広報職のお仕事は、多くの人に会社の良いところを知ってもらいたい、いいイメージを持ってほしい、ということですから、もちろんちょっと格好付けたリリースを書いたり、針小棒大に言ってみたり、というのはあります。ただ、ゼロを百と言うのはなし。
特に、メディアさんが取材をしてくださったときは、情報の正確性について万全を期します。メディアさんは、こちらから送付したプレスリリースや取材内容を信じて記事にしてくださいます。その中に嘘を混ぜるというのは、記者さん、ひいてはその情報を紙面に掲載したメディア全体を裏切っているのと同じ。たとえ、自社内でしか正しいかどうか分からないような内部情報であっても、私は必ず本物のログデータをもってきてグラフに加工して、それをメディアさんに渡していました。

基本中の基本、だけど中々どうして難しいこと。

以上、『IT系中小ベンチャー広報をはじめるときに、最低限必要な3つのこと』でした。どれも基本的で大切なことばかりです。

ですので、正直言うと これを満たせないうちは中途半端に広報に足を突っ込まない方がいい、と思っています。会社が応援してくれない広報は孤立しますし、会社が好き、かつ客観的な目で会社の状況を見られなければ良いリリースは書けません。嘘をつく広報は、メディアさんとの信頼関係を築けません。

ちいさな会社が、貴重なヒューマンリソースを注ぎ込んで企業価値の向上を考えるなら、ぜひ一度、上記の3点が満たせるかどうか検討してみてくださいね。

↓ それで、なんか行けそうだと思ったら、ぜひ勉強会にお越しくださいっ! ↓

9月2日(木)18時半~『はじめての広報&プレスリリース作成講座』開催します【中小・ベンチャー企業/サービス運営者向け】

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